Chỉnh lý tài liệu – Số hoá điện tử

Giải pháp tối ưu toàn diện cho Lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu

Mục đích

Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, khôi phục hoặc lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Việc phân loại, chỉnh lý tài liệu giữ một vai trò quan trọng trong quản lý tài liệu lưu trữ. Thông qua việc chỉnh lý, tài liệu được tổ chức, sắp xếp một cách khoa học tạo điều kiện cho việc bảo quản an toàn và phục vụ khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ ;
Việc chỉnh lý tài liệu phải tuân theo các qui định hiện hành về công tác lưu trữ. Nội dung cung cấp dịch vụ chủ yếu, bao gồm nhân công; vật tư, văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý.

Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau

Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh

Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu, bao gồm xác định tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có thời hạn bằng số năm cụ thể và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy;

Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

Lập các công cụ tra cứu; mục lục hồ sơ tài liệu, cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, điều hành; cài đặt phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ và dữ liệu điện tử; hướng dẫn lưu trữ cơ quan nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo đúng quy định;

Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy;

Làm cơ sở ưu tiên để thực hiện số hóa tài liệu – tạo lập CSDL với chi phí tối ưu trong giai đoạn phục vụ công tác chính phủ điện tử.

Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu

Không phân tán phông lưu trữ; tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt;

Khi phân loại, lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc;

Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan hình thành tài liệu; sự liên hệ logic và lịch sử của tài liệu.

Yêu cầu và quy trình chỉnh lý tài liệu

Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
Thực hiện đúng các bước của quy trình chỉnh lý tại Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000. Mô tả các bước (23 bước) cụ thể:

Bước 1

Bước 2

Bước 3

Bước 4

Bước 5

Bước 6

Bước 7

Bước 8

Bước 9

Bước 10

Bước 11

Bước 12

Bước 13

Bước 14

Bước 15

Bước 16

Bước 17

Bước 18

Bước 19

Bước 20

Bước 21

Bước 22

Xem thêm

Phương thức thức hiện

Tùy theo đặc thù hoạt động của các đơn vị, Trung tâm sẽ đề xuất phương án tổ chức dịch vụ chỉnh lý tài liệu theo các phương thức sau:

Phương thức trọn gói

Trung tâm Tin học và Số hóa tài liệu tiếp nhận toàn bộ công việc từ khâu đầu đến khâu kết thúc và chuyển giao qui trình nghiệp vụ cho cán bộ của đơn vị vào thời điểm kết thúc hoạt động, đơn vị đóng vai trò giám sát và quản lý chất lượng công việc.

Phương thức chuyên gia

Đơn vị tự thực hiện các qui trình nghiệp vụ, Trung tâm tin học và Số hóa tài liệu là người đóng vai trò chuyên gia trong việc hướng dẫn, kiểm tra và giám sát chất lượng kết quả chỉnh lý.

Phương thức phối hợp

Sau khi chỉnh lý tài liệu trung tâm sẽ đào tạo kỹ năng thực hành cho CBNV đơn vị về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu về nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ công việc, cài đặt hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý – khai thác tài liệu lưu lưu trữ… có mặt kịp thời khi đơn vị có yêu cầu khắc phục sự cố hay hướng dẫn nghiệp về nghiệp vụ lưu trữ.

Chỉnh lý tài liệu – Số hoá điện tử